Alles wat je moet weten over Microsoft Teams
In dit artikel lees je over de vele mogelijkheden van Teams.
Nu het coronavirus (nog steeds) flexibiliteit van ons vraagt, krijgen we extra veel vragen over de mogelijkheden voor online vergaderen. De businesswereld is het nooit eens over welke samenwerkingssoftware het beste is. Er zijn veel opties om uit te kiezen. Maar er is er maar één die er volgens ons uit springt. Microsoft Teams.
Wij vertellen je alles wat je moet weten over deze fantastische samenwerkingsoplossing voor bedrijven, freelancers en professionele teams.
Dit is teams
Microsoft Teams is een tool van Microsoft 365. Het is niet zomaar een tool. Het is een samenwerkingsplatform met chatfunctie, documentendeling en online vergaderingen. En veel meer enorm handige functies voor businesscommunicatie.
Je hebt een goede teamomgeving nodig om creatieve beslissingen te maken. Maar ook om te communiceren met elkaar. Gedeelde werkplek software zoals Microsoft Teams maakt het behalen van dit doel makkelijker. Al helemaal als een team onderdeel is van een groot bedrijf en veel thuiswerkers heeft.
Dit kan Teams
Vele functies laat Teams ver boven de rest uitspringen:
- Teams en kanalen. Teams bestaan uit een aantal kanalen die kunnen gebruikt worden als communicatieborden tussen teams.
- Gesprekken binnen teams en kanalen. Er is altijd een Algemeen kanaal die voor alle teamleden openbaar is. Elk lid kan ‘@’ gebruiken om andere leden uit te nodigen voor verschillende gesprekken. Slack kan dit bijvoorbeeld niet.
- Chatfunctie. De chatfunctie is geen vreemde eend in de bijt als het gaat om samenwerkingsapps. Niet alleen teams en groepen, maar ook individuen gebruiken deze functie.
- Documentopslag in SharePoint. Elk team krijgt een SharePoint omgeving met een standaard documentbibliotheek. Alle gedeelde bestanden uit alle gesprekken worden hier automatisch in opgeslagen. Rechten en beveiligingsopties voor gevoelige gegevens kunnen ook worden aangepast.
- Online videobellen en beelddelen. Snel en zonder problemen videobellen met medewerkers en klanten. Een goede videobelfunctie is tegenwoordig onmisbaar in een samenwerkingsapp. Daarnaast kan iemand ook jouw computer overnemen als je technische ondersteuning nodig hebt. Of als je real-time wilt samenwerken.
- Online vergaderingen. Een online vergaderfunctie dat tot 10.000 gebruikers kan hosten. Daarom verbetert deze functie jouw communicatie, vergaderingen en trainingen. Deze meetings kunnen zowel gebruikers van binnen als buiten je bedrijf ontvangen. Tijdens een meeting kan je bestanden uploaden, hulp krijgen bij plannen, chatten en notities maken.
- Audioconferentie. Dit is een functie die je niet in veel andere samenwerkingsapps vind. Met audioconferentie kan iedereen deelnemen aan een online vergadering via hun telefoon. Met een zogeheten ‘dial-in’ nummer kan iedereen, zelfs zonder internet, deelnemen. Je hebt hiervoor wel een extra licentie nodig.
- Volledige telefonie. Ja dat ook nog! Met Microsoft 365 Business Voice kan je vaarwel zeggen tegen het oude telefoonsysteem. Ga volledig over op bellen via Teams. Hiermee zijn al je medewerkers altijd bereikbaar. Waar ze ook zijn of met welk device dan ook. Ook deze heeft een extra licentie nodig.
Simpel gezegd, Teams heeft een vergelijkbaar concept als dat van andere samenwerkingssoftware zoals Slack. Maar met meer toeters en bellen. Leuk feitje: bij een licentie van Microsoft 365 krijg je Teams er gratis bij!
Laten we de beste opties voor jou besprekenWaarom jij Teams moet gebruiken
Om mee te beginnen is de gebruiksvriendelijkheid van Teams geweldig. En het geeft je een werkomgeving waar al je medewerkers makkelijk kunnen samenwerken. Daarnaast zullen je projecten, producties en andere bedrijfselementen profiteren van de functies van Teams.
Microsoft stopt (binnenkort) met Skype en gaat volledig verder met Teams. Maar als je nu Skype gebruikt zal de overgang zonder problemen verlopen. Want alle functies van Skype vind je terug in Teams.
Zo gebruik je Teams
Teams is extreem eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Er is weinig nodig om het goed in te stellen. Toch is goed nadenken over hoe je als bedrijf gebruik wilt maken van dit platform handig.
De twee belangrijkste opties:
- De Organische Benadering. Je kunt ervoor kiezen om Microsoft Teams te implementeren op de ‘alles is mogelijk’ manier. Hier laat je iedereen in je bedrijf doen wat ze willen met het platform en zo kan de adoptie en gebruik van Teams organisch groeien.
- De Gecontroleerde Benadering. Met deze beheerde benadering kan je het gebruik van Teams verplicht stellen voor specifieke aspecten van je bedrijf. Hiermee kun je bepalen wie wat voor onderdeel gebruikt en wat iedereen met Teams kan doen. Dit gebeurd dat ook in uitrolfases door de hele organisatie heen.
Je kunt er ook voor kiezen om beide opties te combineren. Wat werkt voor jouw bedrijf ligt vooral aan de bedrijfscultuur en de gebruiksdoeleinden. Alles kan worden beheerd en geconfigureerd in de beheerdersportaal.
Wij kunnen jouw medewerkers trainingen geven zodat ze slim gebruik kunnen maken van deze software. Daarnaast biedt Microsoft zelf ook online training materiaal aan. Vaak zijn dit korte video’s over hoe je de software en de functies daarvan het beste kan gebruiken.
Pro tip
Je kunt vanuit Outlook een vergadering via Teams inplannen. Je ziet in de onderstaande video hoe je dat doet:
Kortom
Teams is een krachtig en extreem handige samenwerkingsomgeving dat alleen maar populairder zal worden. Microsoft Teams zit inbegrepen bij een Microsoft 365 licentie. Dus iedere gebruiker kan voordeel uit deze samenwerkingsoplossing halen. Met andere woorden, het maakt teamwork simpel door in één platform te kunnen samenwerken, delen en communiceren.
Filters